Stap 4
Publieke betrokkenheid en communicatie
Deze stap gaat over het maken van een communicatieplan: hoe, waar en wanneer communiceer je met het publiek op een manier die efficiënt, transparant en inclusief is en uitnodigt tot participatie? Het is van groot belang dat je op het juiste moment en op de juiste manier de informatie verstrekt.
De communicatie met het publiek en het goed afstemmen van je berichten op de betrokkenen is cruciaal om burgers te laten zien dat je de juiste juridische en ethische procedures volgt om hun belangen te behartigen (bijv door privacy te waarborgen). Communicatie biedt hen de gelegenheid zich te verdiepen in je project, een bijdrage te leveren, te participeren of om eventueel bezwaar te maken.
Vragen
Nu de juridische, technische en ruimtelijke aspecten van je sensing-project vast staan, moet je gaan bedenken hoe je met het publiek (bijv. bewoners of eindgebruikers) gaat communiceren. Hieronder een aantal vragen die je je kunt stellen:
Waar en hoe kan ik de mensen op een transparante manier op de hoogte brengen van mijn project?
Kan ik burgers betrekken bij het verbeteren van de openbare ruimte?
Hoe kan ik data gebruiken om burgers te adviseren in plaats van ze iets op te leggen?
Hulpmiddelen
Bij publieke betrokkenheid en communicatie draait het erom op het juiste moment en op de juiste plaats informatie beschikbaar te stellen om burgers op een zinvolle manier te betrekken. Omdat ieder project anders is, zijn er verschillende manieren om dit te doen. Denk aan:
Informatieborden en registers
Stakeholder-workshops
Betrekken van de gemeenschap
Informatiepunten
Gesprekken, rondleidingen en workshops
Videobibliotheek
Bekijk onze video's voor interviews met experts die je adviseren over de manier waarop je je project kunt communiceren en het publiek kunt betrekken. In dit deel spreken we met de deskundige:
Mark Wiebes – Innovatiemanager, Nationale Politie
4.1 Vragen
Nu je alle vorige stappen hebt doorlopen moet je nadenken over de ‘wie’ in je communicatieplannen. Houd hiermee rekening:
- Heb je een basale communicatiestrategie (d.w.z. persbericht, website, enz.)?
- Wanneer en waar laat je informatie in op fysieke locatie of digitaal zien?
- Hoe ga je om met vragen van het publiek en met escalaties?
- Houd je voldoende je publiek voor ogen bij het opstellen van een FAQ?
- De openbare ruimte heeft geen cookies, welke opt-out-mogelijkheid hebben mensen binnen jouw project?
- Gebruik je de juiste informatieborden en doe je daarop de juiste mededelingen? Denk hierbij zowel aan wettelijke naleving per specifieke locatie als aan je communicatiedoelstellingen.
- Hoe kun je de verkregen data gebruiken in je dialoog met het publiek en hun op een productieve manier bij je project betrekken?
- Heb je erover nagedacht je data te visualiseren om mensen gemakkelijker te betrekken bij je project?
- Bereik je met al je communicatie- en participatie initiatieven de beoogde doelgroep?
4.2 Voorbeelden van publieke betrokkenheid en communicatie
Informatieborden en -register
Elke stad heeft zijn eigen regels en voorschriften over waar en hoe informatie over sensoren in de openbare ruimte moet worden weergegeven, en bij welke overheidsinstantie deze apparaten moeten worden geregistreerd. In Amsterdam is het bijvoorbeeld verplicht om camera’s en sensoren die in de openbare ruimte worden gebruikt bij het IoT-register aan te melden. Deze informatie wordt weergegeven op een interactieve kaart die openbaar toegankelijk is.
Workshop voor stakeholders
We raden je ten zeerste aan een workshop te organiseren voor je stakeholders om na te denken over het wat, hoe, waarom, wanneer en met wie je allemaal moet communiceren. Ook hier is het weer van belang om transparant en inclusief te zijn. Niet alleen om het publiek te informeren, maar ook om te laten zien dat je oog hebt voor hun privacy. Een goede communicatiestrategie informeert niet alleen het publiek, maar betrekt het eveneens en heeft een goed ethisch kader als basis.
Betrekken van de gemeenschap
Bij elke stap moet je rekening houden met de behoeften en gevoeligheden die leven onder het publiek. Elke deskundige die we hebben geïnterviewd en iedere partner die heeft meegewerkt aan deze Toolkit benadrukt het belang van het betrekken van het publiek bij een sensing-project, echter, dit valt niet mee. Een van de grootste uitdagingen is het betrekken van een diverse en representatieve groep mensen in plaats van de usual suspects.
Een goed voorbeeld van wat er in Amsterdam wordt gedaan is City Lab, een project dat burgers stimuleert hun ideëen te laten horen en mee te denken over een maatschappelijk thema in de openbare ruimte dat we proberen te verbeteren.
Informatiepunten
Het creëren van mogelijkheden om op het juiste moment en de juiste plaats met het publiek te communiceren en in contact te komen is cruciaal voor het slagen van je project. Niet alleen over wat je in de openbare ruimte doet en waarom juist op die plek, maar ook om de burgers op hun weg naar participatie te begeleiden.
Het Marineterrein Living Lab in Amsterdam heeft verschillende informatiepunten met QR-codes die burgers naar een website verwijzen waar ze meer te weten kunnen komen over de diverse projecten en hoe ze daarbij betrokken kunnen raken.
Gesprekken, rondleidingen en workshops
We zeggen maar wat graag: zien is geloven. CITIXL, Amsterdam Smart City en Bureau Marineterrein verzorgen honderden rondleidingen per jaar voor delegaties van over de hele wereld. In de stad zijn verschillende organisaties werkzaam die bijeenkomsten en workshops organiseren om een open, gezond debat te stimuleren over wat er zoal gaande is in de stad. Hiermee wordt een brug geslagen tussen stad en burger, ongeacht de aard van je project. We moedigen je aan om de mogelijkheden in jouw stad te onderzoeken en om het publiek vóór, tijdens en na je sensing-project te betrekken. Een goed voorbeeld is de manier waarop Amsterdam Smart City rondleidingen voor bezoekers en delegaties organiseert.
4.3 Video
Via onze interviews met experts kun je snel goed advies krijgen. Neem voordat je naar stap 5 van de Toolkit gaat een paar minuten de tijd om persoonlijke ervaringen en inzichten te bekijken van onze experts. Ze helpen je om je gedachten te vormen over publieke betrokkenheid en communicatie binnen je project.
In alle expertinterviews worden deze drie vragen gesteld:
Wat zijn de grootste uitdagingen bij sensing-projecten in de openbare ruimte?
Welke methoden kunnen oplossingen bieden voor deze uitdagingen?
Welk advies heb je voor innovators die de inzet van sensor-technologie overwegen?
Mark Wiebes
Innovatiemanager, Nationale Politie
Mark helpt ons eraan herinneren dat we een dienende functie hebben naar de samenleving. We moeten op een transparante manier ontwerpen, zodat de mensen kunnen zien wat er met hun data gebeurt. De uitdaging ligt erin om het publiek op creatieve wijze te adviseren - o.a. door design en communicatie niet los van elkaar te zien, maar samen te smelten - in plaats van alleen te controleren of sturen.
Je hebt stap 4 van de zes stappen van de Toolkit afgerond.
Responsible Sensing Toolkit Workshop Trial
Zoals je hebt gemerkt is het gehele proces aardig complex. Zelfs als stedelijke innovator met ervaring in projecten rondom sensing kan het moeilijk zijn om deze tools zelfstandig te implementeren.
Heb je hulp nodig? Meld je aan voor onze Responsible Sensing Toolkit Workshop Trial (Workshop 1). Deze workshop helpt jou en je team jullie dilemma's in kaart te brengen aan de hand van het Decision Canvas. De Workshop Trial duurt slechts een uur en helpt je bij het maken van een heldere roadmap naar een verantwoord en ethisch sensing-project. In bepaalde gevallen bieden wij deze workshop gratis aan.
Bekijk onze workshops of neem contact op met Sam Smits.
