Prototype inkooptool voor autonoom inkoopproces digitale diensten van gemeenten
Gemeenten maken steeds vaker gebruik van technologie van commerciële partijen, ook bij inkoopbeslissingen. Daarom heeft ons team een prototype tool ontwikkeld dat strategische autonomie integreert in het inkoopproces voor digitale diensten.
Lokale overheden vertrouwen steeds meer op technologie van commerciële partijen, wat kan leiden tot afhankelijkheden en risico’s. Om deze uitdaging aan te pakken, werkt Responsible Sensing Lab aan de ontwikkeling van een prototype om gemeenten te ondersteunen bij het integreren van strategische autonomie in hun inkoopprocessen voor digitale diensten.
De tool ondersteunt belangrijke rollen binnen de gemeente, zoals de ‘Opdrachtgever,’ ‘Inkoper,’ en het ‘Aanbestedingsteam,’ bij het nemen van beslissingen en het selecteren van leveranciers.
Waarom is dit belangrijk?
Gemeenten lopen steeds vaker tegen uitdagingen aan, zoals:
- Leveranciersafhankelijkheid: Moeite met overstappen naar andere aanbieders door technische beperkingen of hoge kosten.
- Surveillancerisico’s: De mogelijkheid dat gevoelige data wordt misbruikt door externe partijen.
- Beperkte controle: Minder grip op het zelfstandig beheren of aanpassen van belangrijke functionaliteiten.
Hoe zorgen we ervoor dat we als stad strategisch autonoom blijven? Deze tool helpt gemeenten om complexe inkoopprocessen te navigeren en hun technologische onafhankelijkheid te waarborgen.”
— Pieter Legerstee, Hoofd Strategisch Partnership Management, City of Amsterdam
Belangrijkste functies
De tool is ontworpen om: kritieke functionaliteiten te identificeren en te beoordelen, interne en externe factoren die autonomie beïnvloeden in kaart te brengen, en gemeenten te begeleiden bij het kiezen van strategieën en leveranciers die passen bij hun autonomie-doelen.
De tool bestaat uit drie onderdelen:
1. Kritieke functionaliteit bepalen en beoordelen
- Bepaal welke functionaliteit de gemeente wil realiseren;
- Beoordeel de kritieke waarde met behulp van een scoringssysteem;
- Bepaal de noodzaak voor strategische autonomie op basis van deze score.
2. Strategie kiezen
- Analyseer interne en externe factoren om te beslissen of de functionaliteit intern ontwikkeld wordt, wordt uitbesteed of via een hybride model wordt gerealiseerd;
- Geef aanbevelingen op basis van de capaciteit van de gemeente om controle te behouden.
3. Leveranciers evalueren
- Beoordeel potentiële leveranciers op aspecten als datasoevereiniteit, vervangbaarheid en juridische mogelijkheden;
- Adviseer leveranciers die voldoen aan autonomie- en functionaliteitseisen.
45 vragen om inkoopbeslissingen te ondersteunen
Het prototype bestaat uit een reeks vragen, verdeeld over drie delen:
- Deel 1: Helpt bij het definiëren van de gewenste functionaliteit en het beoordelen van de kritieke waarde.
- Deel 2: Ondersteunt bij het kiezen van een strategie om de functionaliteit te realiseren.
- Deel 3: Helpt bij het evalueren van leveranciers op technologische soevereiniteit.
De tool bevat 45 vragen verdeeld over twee fasen en is gratis beschikbaar (in het Engels).
Dimensies van strategische autonomie
De tool evalueert zowel interne als externe factoren:
- Intern: Technische kennis, juridische en financiële slagkracht, capaciteit om te groeien.
- Extern: Marktomstandigheden, locatie van leveranciers, regelgeving.
Voorbeeldvragen
Fase 1: Strategiekeuze
- Hebben jullie externe ondersteuning nodig om de technische vereisten op te stellen, of kan het team dit zelf?
- Zijn er binnen de EU organisaties die deze functionaliteit kunnen bieden?
- Hebben jullie de capaciteit en middelen om de functionaliteit zelf te ontwikkelen?
Fase 2: Leveranciersevaluatie
- Kunnen jullie (technische) aanpassingen afdwingen of voorkomen bij de functionaliteit?
- Voldoet de leverancier aan mogelijke wet- en regelgeving?
- Heeft de leverancier ingestemd met de GIBIT (checklist van VNG voor inkoop)?
We hebben jouw input nodig
Help ons deze inkooptool verder te ontwikkelen. Heb je ideeën, feedback of vragen? Stuur een e-mail naar: rsl@ams-institute.org